System Środków Trwałych ESTEK

I. CHARAKTERYSTYKA PROGRAMU

Przeznaczeniem programu jest zarządzanie gospodarką środków trwałych, włączając w to: ewidencję operacyjną, księgową i podatkową. Głównym zadaniem programu jest zautomatyzowanie procesu naliczania umorzeń i amortyzacji oraz przedstawienia interesujących użytkownika danych i zestawień w postaci wydruków na ekranie oraz drukarce.
Dodatkowo wprowadzono wewnętrzną bazę księgowań FK, która umożliwia eksportowanie danych finansowo-księgowych do zewnętrznego programu FK.
Proces generowania księgowań w wewnętrznej bazie FK jest automatyczny przy wprowadzaniu dowolnego dokumentu środka trwałego na podstawie ustalanego przez użytkownika wzorca.
Analogicznie księgowania miesięczne naliczeń amortyzacji są również generowane automatycznie na podstawie wzorca użytkownika

W programie prowadzona są równolegle dwie kartoteki: bilansowa oraz podatkowa. Pierwsza odzwierciedla stan fizycznego zużywania się majątku trwałego (umorzenia), druga zaś prowadzona jest dla potrzeb rozliczeń podatkowych (amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodów, w skrócie przyjętym przez autora - amortyzacja SKUP). Odpowiednio przygotowane w trakcie wdrożenia wydruki są w stanie przedstawić dane i zestawienia z obu kartotek oraz różnice między nimi (amortyzacja nie stanowiąca kosztów uzyskania przychodów - amortyzacja NSKUP).

Cechą charakterystyczną programu ESTEK jest wgląd w całoroczną kartotekę środka trwałego w momencie wprowadzenia do ewidencji. Program wykonuje obliczenia we wszystkich miesiącach danego roku zaraz po wprowadzeniu nowego środka lub nowego dokumentu, przez co użytkownik ma możliwość analizy całorocznej nawet na początku roku (np. po wprowadzeniu bilansu otwarcia). Nie wyklucza to oczywiście wprowadzania zmian w trakcie roku. Po wykonaniu operacji na istniejącym środku trwałym (dokumenty zwiększenia, zmniejszenia itp.) lub po wprowadzeniu nowej kartoteki, wszelkie obliczenia są automatycznie przez program wykonywane a dane uaktualniane.

Program obsługuje również środki trwałe sezonowe.

Należy podkreślić również dużą elastyczność programu w zależności od potrzeb użytkownika. Nawet w przypadkach wyjątkowych, gdy nie można dostosować żadnej z dostępnych metod do naliczenia umorzeń i amortyzacji, użytkownik ma możliwość "narzucenia" własnych wartości i ich blokady w trakcie obliczeń.

Na uwagę zasługuje duża ilość dostępnych dla użytkownika pól danych, które wypełnia się w zależności od potrzeb. Dla bardzo obszernych informacji o środku przeznaczony jest opis dodatkowy, którego wielkość jest ograniczona jedynie ilością wolnego miejsca na dysku.
Do każdego środka trwałego można dołączyć zdjęcie w praktycznie dowolnym formacie graficznym (zaleca się używanie formatu .jpg).

W przypadku wprowadzenia niewłaściwych danych, użytkownik może sam wprowadzić odpowiednie poprawki i uaktualnić bazę bez pomocy fachowego serwisu.

II. Wymagania systemowe

Bazy danych wymagają zainstalowania serwera Microsoft SQL 2000. System pracuje również na Microsoft MSDE SQL Server.

Minimalne wymagania sprzętowe: komputer z procesorem klasy Pentium II, system operacyjny Windows 98 lub wyższy.

Program został napisany na platformie Microsoft Visual.NET, dlatego też przed uruchomieniem programu w systemie operacyjnym należy zainstalować program Microsoft Framework v.1.1. Plik instalacyjny ma nazwę dotnetfx.exe (dołączony do pakietu instalacyjnego).

II. OBSŁUGA PROGRAMU

1. Przygotowanie do uruchomienia programu.

Do uruchomienia programu niezbędne jest właściwe skonfigurowanie pliku Estek.ini. Jest to plik tekstowy. Przykładowa konfiguracja ma postać:

@S(local)#
@CEstek#
@IIntegrated Security=SSPI#

KOMENTARZ

Pierwszy znak wiersza musi być @ (inaczej traktuje jak komentarz)

Informacje o polaczeniu umieszczamy pomiedzy znakami @ oraz #
Pierwszy znak po @ oznacza pozycje polaczenia.

Znaczenie symboli:

    @S..............#    nazwa serwera
@C..............#    nazwa bazy
@U..............#    użytkownik serwera SQL (np sa)
@P..............#    hasło użytkownika serwera SQL
@I..............#    informacja o zaufanym połączeniu do serwera SQL
@Z..............#    inne skladniki łancucha (na wszelki wypadek)

W przypadku konieczności podawania nazwy użytkownika serwera SQL oraz jego hasła, należy użyć dołączonego do zestawu instalacyjnego programu pomocniczego Kodarka.exe służącego do szyfrowania hasła uprawnionego użytkownika serwera SQL. Gdy umieścimy i uruchomimy program Kodarka.exe w katalogu, w którym znajdują się pliki Estek.exe oraz Estek.ini, plik konfiguracyjny zostanie zmodyfikowany automatycznie. Wystarczy nacisnąć przycisk z napisem Estek.ini (po wygenerowaniu kodu).

2. Uruchomienie programu.

Przy logowaniu do programu należy podać nazwę użytkownika oraz hasło.

W wersji demo należy użyć kodu DEMO oraz hasła DEMO (wielkość liter nie odgrywa roli)

3. Zarządzanie użytkownikami programu.

Zakładanie, usuwanie oraz modyfikacja użytkowników znajduje się w pozycji menu Konfiguracja-Użytkownicy programu. W oknie tym definiujemy również uprawnienia użytkowników.

Należy pamiętać, że po założeniu nowego użytkownika jego hasło jest "puste" (klawisz ENTER). Przy pierwszym wejściu do systemu użytkownik jest zobowiązany do zmiany hasła.

4. Zmiana hasła.

5. Metody obliczeń.

Metody obliczeń dla środków sezonowych.

6. Konfiguracja.

Oto opis niektórych pozycji, które mogą budzić wątpliwości:

Wszystkie pola liczbowe programu ESTEK wyświetlają liczby zgodnie z ustawieniami regionalnymi w panelu sterowania - zakładka "liczba". Warto sprawdzić, czy symbol dziesiętny i symbol grupowania cyfr odpowiadają naszym potrzebom.

Co ile miesięcy naliczać umorzenie i amortyzację? - program umożliwia naliczanie amortyzacji raz na miesiąc lub raz na kwartał. Ustawienia można dokonać indywidualnie dla każdego środka trwałego (na kartotece). W oknie konfiguracji ustalamy wartość domyślną, która przyjmowana jest wstępnie dla nowej kartoteki.

Metoda rozliczania różnic zaokrągleń.

Pozycja ta związana jest z nieuchronnym powstawaniem błędów zaokrągleń, co wyjaśnię na podstawie przykładu.
Wartość początkowa środka trwałego: 1000 zł, stawka amortyzacji 10%.
Wynikają stąd wartości:
umorzenie roczne: 100 zł
umorzenie miesięczne obliczone: 8,33333333....
umorzenie miesięczne księgowane: 8,33 (zaokrąglone do pełnych groszy).
Ze względu na różnicę między umorzeniem miesięcznym obliczonym (dokładnym) a księgowanym powstają różnice zaokrągleń. Co możemy zrobić? Przyjmujemy jedną z trzech metod:

1) Korygujemy różnice po każdym kolejnym miesiącu. Otrzymujemy wartości miesięczne:
8,33  8,34  8,33 8,33  8,34 itd. Na koniec roku otrzymujemy dokładnie umorzenie roczne: 100 zł.
2) Przez cały rok oprócz grudnia naliczamy jednakową wartość umorzenia a powstałą różnicę uwzględniamy w grudniu. Otrzymujemy od stycznia do listopada wartości miesięczne: 8,33 a w grudniu 8,37. Na koniec roku umorzenie roczne zgodne z obliczeniami: 100 zł.
3) Przez cały okres umarzania przyjmujemy stałą wartość miesięczną 8,33. Różnice zaokrągleń uwzględniamy w ostatnim miesiącu umarzania. W pierwszym roku umarzania otrzymujemy umorzenie roczne w wysokości: 99,96 zł. (4 grosze niedoboru).

Wyboru metody można dokonać indywidualnie dla każdego środka trwałego (na kartotece). W oknie konfiguracji ustalamy metodę domyślną, która przyjmowana jest wstępnie dla nowej kartoteki.

Data bilansu otwarcia - opcja przydatna przy nietypowej dacie bilansu otwarcia, na przykład przy powołaniu nowej jednostki gospodarczej w "środku roku".
Gdy chcemy, aby naliczanie amortyzacji w metodzie liniowej zaczynało się np. w sierpniu 2001 roku, za datę BO przyjmujemy dowolny dzień w przedziale od 02-07-2001 do 01-08-2001. Część użytkowników woli przyjmować za datę BO ostatni dzień miesiąca poprzedzającego naliczanie amortyzacji, inni wolą przyjmować pierwszy dzień miesiąca, w którym ma być naliczona amortyzacja. Program automatycznie uwzględnia obie możliwości.
Standardowo za datę BO przyjmujemy 1 stycznia danego roku podatkowego.

WYDRUKI: nagłówek stały i dodatkowy. Bardzo często na wydrukach umieszczamy stałą treść, niezależną od wyboru wydruku (np. nazwę jednostki gospodarczej lub nazwę programu). Każdy wydruk można skonfigurować tak, aby było możliwe umieszczenie takich nagłówków. W oknie konfiguracyjnym dostosowujemy ich treść w zależności od potrzeb.

8. Listy środków trwałych.

Lista ta służy do szybkiego wyszukiwania środków trwałych. Wskazując na odpowiednią pozycję z listy można z tego poziomu otworzyć dowolną kartotekę.

W tym rodzaju listy możemy zastosować przy podglądzie filtry zarówno systemowe jak i wprowadzone przez użytkownika.

9. Kartoteka ogólna.

Główną częścią okna kartoteki głównej jest zestaw paneli (zakładek) zawierających podstawowe dane ewidencyjne środka trwałego. W górnej części ekranu znajduje się menu oraz pasek narzędziowy z klawiszami szybkiego wyboru.

Do prawidłowego naliczenia umorzeń i amortyzacji niezbędne jest prawidłowe wprowadzenie następujących danych:

1) Wartość początkowa -  wartość środka w dniu wyznaczonym datą wprowadzenia,
2) Umorzenie początkowe - wartość umorzenia w dniu wyznaczonym datą wprowadzenia,
3) Wartość BO - wartość środka w dniu wyznaczonym datą bilansu otwarcia,
4) Umorzenie BO - wartość umorzenia w dniu wyznaczonym datą bilansu otwarcia.
5) Metoda amortyzacji,
6) Stawka amortyzacji,
7) Współczynnik korygujący - istotny jedynie przy metodzie degresywnej i progresywnej.
UWAGA!

Jeżeli data wprowadzenia jest wcześniejsza niż data BO, wówczas wartość początkowa i umorzenie początkowe są ignorowane przy obliczeniach, pod uwagę brane są tylko wartości BO.
Gdy data wprowadzenia jest późniejsza niż data BO, wówczas do obliczeń są brane pod uwagę wartości początkowe, a wartości BO są automatycznie zerowane. Wartość nowego środka trwałego (wprowadzonego po dacie BO) jest traktowana jako zwiększenie, a nie jako wartość BO.
Szczegółowy komentarz dotyczący daty BO znajduje się przy opisie konfiguracji.

UWAGI NA TEMAT LIST ROZWIJALNYCH!

W trakcie wprowadzania wartości słownikowych można edytować słownik otwierając ikonę:

KONTA KOSZTOWE

Każdemu środkowi trwałemu możemy przyporządkować pięć kont czwórkowych i tę samą ilość kont piątkowych wraz z miesięcznymi procentowymi udziałami umorzeń na każdym koncie.

Pole "Czy środek jest wyłączony?" jest jedynie informacją służącą do odpowiedniej selekcji środków. Jego wartości (TAK, NIE) nie mają wpływu na sam przebieg obliczeń umorzeń i amortyzacji.
Przeciwnie jest w przypadku pola "Czy jest to środek sezonowy?". Jeżeli zaznaczymy NIE, program ignoruje wybór metody naliczania amortyzacji dla środków sezonowych i tabelę aktywnych miesięcy (przelicza go jak środek niesezonowy). W przypadku wybrania TAK przeliczenie dla środków sezonowych jest uruchomione (wg wybranej metody oraz wg tabeli aktywnych miesięcy).

O okresach naliczeń oraz różnicach zaokrągleń byłą mowa przy parametryzacji (konfiguracji) programu.

UWAGI!

1) Jeżeli data wprowadzenia jest wcześniejsza niż data BO, wówczas wartość początkowa i amortyzacja początkowa są ignorowane przy obliczeniach, pod uwagę brane są tylko wartości BO.
Gdy data wprowadzenia jest późniejsza niż data BO, wówczas do obliczeń są brane pod uwagę wartości początkowe, a wartości BO są automatycznie zerowane. Wartość podatkowa nowego środka trwałego (wprowadzonego po dacie BO) jest traktowana jako zwiększenie, a nie jako wartość BO.
Szczegółowy komentarz dotyczący daty BO znajduje się przy opisie konfiguracji.
2) Jeżeli w parametrach zaznaczono, że umorzenie jest równe amortyzacji SKUP, użytkownik nie musi w ogóle wypełniać pól w tej zakładce (może zostawić je puste). System przy pierwszym naliczeniu uzupełni brakujące pola automatycznie.

Jak zaznaczono na wstępie, program prowadzi równolegle kartotekę bilansową i podatkową. Często tę drugą utożsamia się z nazwą "amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodów" (amortyzacja SKUP).
Pola w tej paneli są analogiczne do tych wprowadzanych w zakładce "Przyjęcie" dla umorzeń kartoteki bilansowej.
Do prawidłowego amortyzacji podatkowej niezbędne jest prawidłowe wprowadzenie następujących danych:

1) Podstawa naliczania amortyzacji SKUP w momencie wprowadzania środka -  wartość podatkowa w dniu wyznaczonym datą wprowadzenia,
2) Amortyzacja SKUP początkowa w momencie wprowadzania środka - wartość amortyzacji podatkowej w dniu wyznaczonym datą wprowadzenia,
3) Podstawa naliczania amortyzacji SKUP BO - wartość podatkowa w dniu wyznaczonym datą bilansu otwarcia,
4) Amortyzacja SKUP BO - wartość amortyzacji podatkowej w dniu wyznaczonym datą bilansu otwarcia.
5) Metoda naliczania amortyzacji podatkowej,
6) Stawka amortyzacji podatkowej,
7) Współczynnik korygujący dla amortyzacji podatkowej- istotny jedynie przy metodzie degresywnej i progresywnej.

10. Kartoteka bilansowa.

Mamy tu układ kolumn najważniejszych danych liczbowych bieżącego środka trwałego. Poszczególne wiersze odpowiadają miesiącom danego roku. W kolumnie umorzenia bieżącego miesiąca jedno z pól jest wyróżnione niebieskim kolorem. Wskazuje ono numer miesiąca z daty użytkownika.
Kolumny WARTOŚĆ AKTUALNA, UMORZENIE AKTUALNE oraz NETTO (różnica między wartością aktualną a umorzeniem aktualnym) są wyliczane z wartości początkowych lub BO oraz z wartości pozostałych kolumn.
Kolumna ZMIANY WARTOŚCI jest edytowana na podstawie dokumentów zwiększenia lub zmniejszenia. Użytkownik nie powinien edytować danych tam zawartych, ponieważ może to doprowadzić do różnic pomiędzy stanem wynikającym z dokumentów a stanem na kartotece. W kolumnie tej wartości dodatnie dotyczą zwiększeń, ujemne zmniejszeń.
Na podstawie dokumentów ZW i LT jest również edytowana kolumna ZMIANY UMORZENIA PRZY ZWIĘKSZENIACH I ZMNIEJSZENIACH. Na przykład przy likwidacjach całkowitych, znajdzie się tam wartość dotychczasowego umorzenia ze znakiem ujemnym. Przy zwiększeniach z reguły wartość ta jest zerowa, z wyjątkiem sytuacji, gdy użytkownik, mimo wprowadzenia metody liniowej, wartość zwiększenia chce od razu umorzyć w miesiącu jego wprowadzenia.
Wartości kolumny UMORZENIE BIEŻĄCEGO MIESIĄCA są wyliczane przez system automatycznie na podstawie danych początkowych, stawki i wybranej metody naliczania. W bardzo specyficznych sytuacjach, użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnych wartości i ich zablokowania tak, aby program nie mógł ich zmienić. Do tego celu służy kolumna "małych kwadratów" z nagłówkiem BLOK.
Przypomnienie: wartość środka wprowadzonego w danym roku po dacie BO jest zwiększeniem a nie wartością BO (wartość BO jest zerowana automatycznie).

11. Kartoteka podatkowa.

Kartoteka podatkowa składa się z analogicznych elementów, jakie występują w kartotece umorzeń. Dane dotyczą amortyzacji podatkowej (amortyzacji stanowiącej koszty uzyskania przychodów).

12. Dokumenty.

Przykład ekranu przy wprowadzaniu dokumentu LT.

Wszystkie dokumenty można połączyć z jednoczesnym księgowaniem w programie finansowo-księgowym.
Wzorce księgowań dokumentów są edytowane przez użytkownika.
Dotyczy to również księgowań miesięcznych.

13. Rozdzielnik kosztów.

14. Wewnętrzna baza FK.

Wszystkie pozycje księgowań z dokumentów oraz księgowań miesięcznych są zapisywane w wewnętrznej bazie FK, z której można eksportować dane do zewnętrznego programu finansowo-księgowego.

15. Zapytania SQL i eksport danych w pliku XLS.